Представьте, что у людей нет библиотек, архивов или баз данных — нет способа хранить информацию. Каждый раз, когда мы хотели бы чему-то научиться, нам приходилось бы проводить соответствующие исследования снова и снова. Мы никогда не отслеживали бы исследования Марии Кюри по радиоактивности, теории относительности Альберта Эйнштейна или основополагающего вклада Чака Берри в рок-н-ролл.
Это было бы чистейшим безумием. Но это подход, который многие компании прямо сейчас используют в своей повседневности.
Что такое управление знаниями
Управление знаниями связано с сохранением, развитием, обучением, обменом и созданием знаний внутри вашей компании.
Знание — это карта мира, которую мы строим в нашем мозгу. База знаний — это попытка сохранить их для дальнейшего обучения и обмена.
Знания — главный продукт стран с развитой экономикой. Ценность, которую вы предоставляете как бизнес, определяется вашими знаниями и квалифицированными работниками, а не производством продукции.
Вот почему это важно:
Каждый сотрудник тратит 20% своего времени на поиск информации для работы. Это равняется одному дню рабочей недели. Кроме того, знания теряются каждый раз, когда сотрудник покидает компанию. Это огромное количество потраченных впустую времени и денег.
Используя внутренние базы знаний, вы можете управлять всем, что уже нашли и использовали ваши сотрудники. Нет никаких реальных ограничений на тип знаний, которые вы можете хранить в своей внутренней базе знаний. Это могут быть:
- учебные материалы
- бортовые материалы
- информация о продукте
- информация о команде
- информация о поддержке клиентов
- правовая политика
- кадровая политика
- руководства по стилю
- лучшие практики и тд…
Внутренние базы знаний можно сделать приватными, доступными только по логину или определенному IP-адресу. Это минимизирует риск кражи секретов вашей компании.
Управление знаниями имеет много преимуществ
Он дают возможность:
Повысить производительность и прибыль
Управление знаниями повышает производительность команды. Это не означает добавления большего количества процессов, но дает вашим сотрудникам возможность максимально использовать ресурсы, которыми они уже обладают.
К сожалению, недостаток производительности дорого обходится бизнесу. Предприятия теряют десятки миллиардов долларов в год из-за того, что сотрудники тратят слишком много времени на поиск информации.
«Пока мы не можем управлять временем, мы не можем управлять ничем иным, — говорит Питер Друкер, автор бестселлеров о менеджменте.
Вы можете сэкономить время, устраняя необходимость в повторяющихся, утомительных задачах. Одно только использование базы знаний может сократить это время до 35% для сотрудников, пытающихся найти информацию о работе.
Это не просто устранение ненужных процессов. Вы можете значительно улучшить моральный дух сотрудников, предоставив людям ресурсы, необходимые для их хорошей работы. Люди счастливее, когда вы освобождаете их время для более увлекательных и перспективных задач.
Добиться конкурентного преимущества в бизнесе
Помимо продуктивности, сами знания являются ценным активом вашей компании. Позволить этим знаниям неосторожно оказаться вне компании, все равно что выбросить деньги. Ваш уникальный запас знаний — это то, что дает вам конкурентное преимущество в бизнесе.
Google, Amazon и другие гиганты отличаются от других компаний не столько своими продуктами, сколько способностью генерировать и использовать свои уникальные формы знаний. Google стала одной из самых ценных компаний в мире, собирая массу персональных данных — и все это без продажи конкретного осязаемого продукта.
Бизнес в экономике знаний определяется способностью использовать эти знания в своих интересах. Внутренняя база знаний имеет решающее значение для развития и распространения знаний внутри вашей организации. Правильное управление знаниями также помогает вам учиться на опыте, опираться на то, что вы уже знаете, и избегать дорогостоящих аварий.
Сотрудничество с сотрудниками
Одна из основных причин, по которой вам необходимо сохранить и контролировать свои знания — поддержка более тесного сотрудничества с персоналом.
75% работодателей оценивают сотрудничество и командную работу как «очень важные». Обмен знаниями может сыграть большую роль в создании культуры сотрудничества.
«Талант побеждает в играх, но командная работа и интеллект выигрывают чемпионаты» — говорит Майкл Джордан.
К сожалению, когда организации достигают определенного размера, командам становится трудно сотрудничать один на один. Эти проблемы увеличиваются в геометрической прогрессии, если ваши команды распределены по разным офисам или работают удаленно.
Управление знаниями может расширить возможности совместной работы, активно регистрируя знания и делая их доступными. В том числе базы знаний могут содержать информацию, по которой сотрудники смогут ориентироваться к кому и с какими задачами можно подойти.
Инвестировать в вовлеченность сотрудников
Преимущества управления знаниями можно прочувствовать сверху донизу. Ваш бизнес будет более продуктивным, а ваши сотрудники — более активными.
«Самым ценным активом компании XX-го века было ее производственное оборудование. Самым ценным активом организации XIX-го века, будь то бизнес или не бизнес, будут ее работники умственного труда и их производительность», — говорит все тот же Питер Друкер.
Другими словами, ваши люди являются самым ценным активом вашего бизнеса.
Несмотря на это только 30% сотрудников в США заняты своей работой. По всему миру эта цифра падает до 13%. К тому же, ваши сотрудники могут перейти в другую компанию, если в их нынешней роли нет возможностей для обучения.
Плохая занятость — это область, которую многие сотрудники называют причиной ухода с работы вскоре после приема на работу. Отсутствие доступа к соответствующим технологиям также вызовет отток персонала.
Управление знаниями — важнейшая часть повышения заинтересованности ваших сотрудников, которая может решить многие из этих проблем.
Инвестиции в вовлечение сотрудников сокращает текучесть кадров. Это одна из ключевых областей, в которых предприятия теряют прибыль и моральный дух компании. Повышение вовлеченности сотрудников может помешать им уйти и увеличить прибыль в среднем на $2400 на сотрудника в год.
Таким образом:
Не изобретай велосипед. Хранение знаний — это то, что вы делаете для своего будущего, оно приносит дивиденды. Управление знаниями — ключ к росту вашего бизнеса.
В экономике знаний каждый бизнес определяется своим уникальным хранилищем знаний и способностью им пользоваться.
Недостаточно ожидать, что ваша команда начнет делиться знаниями прямо сейчас. Это практика тоже нуждается в грамотном управлении.
